Annons

Phoniro Systems presenterar: avsnitt 1 – Att upphandla it-system kan väl inte vara så svårt?

Vi står inför ett paradigmskifte. Tekniken har kommit för att stanna. Hur kan vi bäst dra nytta av den teknik som erbjuds för att uppnå kvalitet för individ, personal och beslutsfattare? Här kommer vi publicera nya avsnitt om Ann Persson som är förvaltningschef i äldreomsorgen, och hennes resa för att utveckla verksamheten. Ann kommer tillsammans med Tony Högnelid och Johanna Lethin Jacobson att införa nytt it-system i äldreomsorgen. En resa som kommer innehålla många fallgropar, precis som i verkligheten. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. Det gör inte heller kommunen eller verksamheten hon arbetar i. Men även om Ann inte finns på riktigt, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet och som står inför samma utmaningar. Tony och Johanna finns också på riktigt och ansvarar för verksamhetsutveckling och välfärdsteknologi på Phoniro Systems. PS. Vill du kontakta Tony eller Johanna? Skick ett mejl till tony.hognelid@phoniro.se eller johanna.lethin.jacobson@phoniro.se

Avsnitt 1: Att upphandla it-system kan väl inte vara så svårt?

Ann tittar på Tony och Johanna och ser frågande ut. – Det kanske inte blir så svårt att upphandla digitala lås? Vi har fått låna underlag från en kommun som vi samarbetar mycket med och de har precis gjort en sådan upphandling. Nog borde vi kunna ta och kopiera deras underlag? Johanna och Tony ser på varandra och Tony tar till orda. – Ja, det skulle ni teoretiskt kunna göra. Men jobbar den kommunen på liknande sätt som ni gör? Har ni samma förväntningar? Har ni samma it-system för övrigt? Ni använder mobil dokumentation och det gör ju inte den kommunen?

– Hm, det har du rätt i, säger Ann, vi använder helt olika system. Det kanske inte blir så bra att bara ta upphandlingsunderlaget rakt av? Men vi kan ju alltid komplettera och fylla på med skall-krav utifrån vad vi har kommit på också.

Tänk också på, säger Johanna, att ni avsätter tid för att diskutera upphandlingsform och vilka utvärderingskriterier ni ska tillämpa. Det upphandlingsunderlaget som du har med dig är egentligen en riktig rysare. Rent krasst skulle man kunna säga att det blir lägst pris som vinner, vilket kanske inte alltid blir det bästa i längden. När ni investerar i ett nytt it-system så är det inte bara hårdvara det handlar om utan det är framförallt ett ömsesidigt åtagande mellan er och leverantören under hela avtalsperioden. Idag är it-stöd så komplexa och genomsyrar hela verksamheten och vi ser en trend att man numera upphandlar för längre avtalsperioder än tidigare. Jag har erfarenhet av en upphandling där den totala avtalsperioden inklusive optionsavrop var nästan 20 år.  Diskutera med er upphandlingsansvarig om bedömningskriterier där leverantören blir inbjuden till kommunen för presentation av anbud och för att presentera sina framtidsvisioner. Detta kommer ge er en bra bild om ni och leverantören har samsyn på verksamhetsutveckling, och kanske ännu hellre nya idéer och stöd. Tyvärr är det ofta alldeles för mycket fokus på hårdvaran i dagens upphandlingar men vi får inte glömma bort att det egentligen är det lilla i det stora.

– Jaså, hur menar du nu, undrar Ann.

–  Jo, fortsätter Johanna. Jag menar att det absolut viktigaste är att ni får en leverantör som kan tillföra erfarenhet och kunskap i hur man arbetar med nyckelfri hemtjänst för att på så vis stödja er i att optimera er investering. Med optimera menar jag att höja er ”kundtid” utan att på något sätt tumma på kvaliteten. När ni jobbar med upphandlingsunderlaget så tänk gärna till lite extra på sådant som man tyvärr ofta missar i dagens upphandlingar. Be anbudsgivaren beskriva sin metodik för införandeprocessen, utbildning och inte minst uppföljningen. Och försäkra er om att all data som genereras kan användas av er i verksamheten för uppföljning och i förlängningen även som underlag för ersättning och avgifter. Allt utan tidsödande dubbelregistreringar eller dyra integrationer som tillkommer i efterhand.

–  Ja, tyvärr är det ofta väldigt mycket fokus på hårdvaran, inflikar Tony, och alldeles för många skall-krav. Är det verkligen nödvändigt att använda så många skall-krav i upphandlingar, Johanna?

–  Nej, det är absolut inget krav. Jag har haft förmånen att ha en mentor som är en guru på upphandlingar, berättar Johanna, och han berättade för mig om en upphandling, en upphandling på flera hundratals miljoner kronor, där det bara fanns ett enda skall-krav. Sista datum för inlämning av anbudet.

Johanna tittar på Ann och Tony och fortsätter. – En risk med för många skall-krav, säger Johanna, kan vara att ingen leverantör kan lämna anbud eftersom man inte kan svara ja på alla skall-krav och då står ni där utan några giltiga anbud. Så därför rekommenderar vi inte att ni bara fyller på med ytterligare skall-krav. Att ta dem bästa funktionerna från flera olika system och samla dem i en kravspecifikation kan ge helt motsatt effekt. Även om du har väldigt bra stöd av er upphandlingsavdelning så kan det vara bra att vi lägger lite tid på att gå igenom grunderna i LOU. Konkurrensverket har en väldigt bra och informativ hemsida.

Ann har fått en del att fundera på och hur det går med upphandlingen får vi veta mer om i nästa avsnitt. För dig som också vill veta mer om Lagen om offentlig upphandling (LOU) så är adressen www.kkv.se.

Bli den första att lämna en kommenter på "Phoniro Systems presenterar: avsnitt 1 – Att upphandla it-system kan väl inte vara så svårt?"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.