Annons

Avsnitt 9: Kringtidsmätningen

Under våren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal. Läs…

Avsnitt 5: Framtidens rekryteringsbehov är snart här (och så här löser vi det). Läs…

Avsnitt 6: Kan vi kapa morgontopparna? Läs…

Avsnitt 7: PBS = Planera, Bemanna, Schemalägga. Läs…

Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation. Läs mer…

__________________________________________________________________

Ann och Tony dricker en kopp kaffe, men är sedan snabba med att fortsätta sitt samtal.
– Vad tycker du om att göra en kringtidsmätning, undrar Tony.
– Jag tycker vi kör, svarar Ann direkt. Vad börjar vi med?
– Vi börjar med en uppstartsdag, svarar Tony. En uppstartsdag med alla ansvariga enhetschefer. Vi kan väl planera in en sådan med en gång.

Och sagt och gjort, Ann och Tony planerar in en uppstartsdag där de träffar alla enhetscheferna. Under den dagen bestämmer de hur mätningen ska genomföras rent praktiskt, men viktigast av allt; de bestämmer syftet med mätningen och vad de ska ha resultatet till. Det Ann, Tony och enhetscheferna kommer fram till ska senare kommuniceras ut till alla medarbetarna. Dels genom enhetschefer och dels genom utbildningstillfället där medarbetarna ska lära sig hur mätningen går till. När det gäller syftet med tidsmätningen, formulerar sig Ann och enhetscheferna så här:

  • Mätningen genomförs för att se var vi som organisation lägger arbetstiden, då främst kringtiden.
  • Vi vill öka kundtiden för att, ur ett ekonomiskt perspektiv, använda våra resurser på bästa tänkbara sätt.
  • Resultatet ska användas för att kunna titta på vilka rutiner/arbetssätt vi kan ändra på för att öka kundtiden inom organisationen, på ett sätt som gynnar både kvalitet och arbetsmiljö

– Vad tror du Tony, undrar Ann när de sedan går igenom det de skrivit. Duger det här eller behöver vi skriva mer?

– Jag tycker det ser jättebra ut, svarar Tony. Vi behöver inte krångla till det, vi ska bara på ett enkelt sätt förklara varför vi ska göra det här och vad vi ska använda resultatet till. Viktigt är också att det inte finns något dolt syfte med mätningen. Medarbetarna måste kunna lita på att det är precis det här vi vill ha resultatet till, och inte något annat. För om de litar på oss kommer de att göra sitt bästa för att mätningen ska få hög kvalitet. Då genomförs mätningen på ett så korrekt sätt som det bara går och reliabiliteten blir hög.

– Ok då, säger Ann, då kör vi. Vi genomför mätningen.

Och så blir det. Anns verksamheter genomför mätningen under den period som de kommit överens om. Några veckor efter att de genomfört mätningen träffas Ann och Tony för att titta på resultatet.

– Hur tycker du att mätningen har fungerat, undrar Tony.
– Jo, svarar Ann. En del har tyckt att det varit jobbigt att komma ihåg att registrera hela dagarna, så är det. Fast på det stora hela, tror jag att mätningen har upplevts positivt. Många tycker att man har fått en chans att visa hur arbetsmiljön verkligen ser ut.

– Det är inte ovanligt med den reaktionen, säger Tony. Det är många som känner sig frustrerade över att man sitter fast i strukturer som gör att man inte kan göra sitt bästa. Att man inte får en chans att göra ett så bra jobb som man vet att man kan helt enkelt.

– Ja, säger Ann, och det där vill jag gärna prata mer om. Men just nu är jag jättenyfiken på hur resultatet av tidsmätningen ser ut. Kan vi börja med att titta på fördelningen mellan kundtid och kringtid?

Nästa vecka fortsätter Ann och Tony sina samtal och sitt arbete. Missa inte det.

PS. Vill du kontakta Tony Högnelid? Ring honom direkt på telefon 0702-419710 eller skicka ett mejl tony.hognelid@phonirosystems.se. 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.