Annons

För vems skull är det ni dokumenterar?

Allt oftare hör jag folk som arbetar i äldreomsorgen säga att de lägger alldeles för mycket tid på dokumentation. Chefer som rapporterar in siffror till höger och vänster, ibland utan hjälp av fungerande it-system utan istället med hemmasnickrade exceltabeller, och vårdpersonal som antecknar vart enda steg de tar och vartenda steg de äldre tar. Och samma sak där. Ibland har vårdpersonalen modern teknik till hjälp, men lika ofta sitter man i små och trånga kontorsutrymmet (eller i bilen) och fyller i uppgifter för hand. Uppgifter som sedan någon annan matar in i datorer.

Förr i tiden (lite oklart när, men när dokumentationseran drog igång) uppfattade jag ibland vårdpersonalens och chefernas missnöje som ett uttryck för ovana och okunskap och ovilja. Man var helt enkelt inte van vid att beskriva vad man gjorde eller van vid att räkna ut diverse viktiga nyckeltal, och man hade ännu inte begripit vitsen med det hela. Men när man väl gjorde det, då skulle man också förstå hur mycket bättre omsorgen och vården blir av allt dokumenterande.

Fast jag vet inte. Struktur och utvärdering och jämförelser, det klart att det behövs. Men frågan är om vi inte skruvat dokumentationskraven några varv för hårt. Att vi lägger för mycket tid på att redovisa vad vi gör, istället för att göra mer. Är all dokumentation verkligen sådant som kommer de äldre till gagn? Eller görs det för att ryggar ska hållas fria inför dem som granskar? Och vad står då hela den här ängsliga granskningsapparaten för?

Jag tycker inte att äldreomsorgen ska lägga ned all form av dokumentation. Jag tycker bara att alla ni som ställer krav på dokumentation och alla ni som dokumenterar, ska ta en allvarlig funderare på vilken dokumentation som gynnar de äldre, inte minst i relation till vad man skulle kunna använda tiden till istället. Och vad i dokumentationsvärlden som börjat leva sitt eget liv.

LÄS MER:  Vad är egentligen en guldkant?

Till alla er som har en roll i denna värld har jag en fråga: Om ni skulle börja stryka bland det ni dokumenterar eller kräver att andra ska dokumentera, vad skulle ni stryka då? Och varför? // Lill

Om skribenten

Lill Jansson
Redaktör för Äldrenytt.se
Telefon: 0735-315237 | Twitter: lilljansson | E-post: lill@minsektor.se

10 Comments on "För vems skull är det ni dokumenterar?"

  1. Jag kan tyvärr inte svara på frågan eftersom jag lever i en värld där det fortfarande dokumenteras väldigt lite inom verksamheterna. Biståndsbedömning och beslut är idag väl – korrekt! – dokumenterade, men ute i verksamheterna inom både äldre- och funktionshinderomsorg är dokumentationen mycket ojämn och sparsam. Det ser jag tydligt när jag utreder misstänkta missförhållanden. Det är i undantagsfall jag kan stödja en bedömning på välgjord dokumentation. Vilket kan vara lika viktigt för att visa på ett missförhållande som för att ”bevisa” en oriktig anklagelse. Men ni som lever i den världen där det dokumenteras för mycket får väl svara på frågan! 🙂

  2. Kan det vara meningen att golvpersonalen på ett omhändertagande ska behöva ta upp tid med att nästan ”dokumentera ihjäl sig”?? Likt allmänläkarna som på den anslagna kvarten med patienten sitter tio minuter framför datorn och dokumenterar hälsotillståndet? Varför inte ett kodsystem som hos Bilprovningen?

  3. Ännu har ingen dokumenterat ihjäl sig i personalen, däremot är det inte svårt att hitta allvarliga misstag beroende på bristfällig dokumentation. Kodsystem finns redan både inom hemtjänst och annan äldreomsorg och t.ex. diagnoskoder inom sjukvården, men det sparar inte så mycket tid. TES-systemet som innebär att hemtjänstpersonalen dokumenterar sina tider och vad de gör hos kunden görs med några knapptryckningar på en dosa. Inget skrivande eller inloggning. Så det finns enkla modeller. Om dokumentationen finns kan byråkrater som jag sitta vid skrivbordet och ta ut nyckeltal och jämförelser och serva verksamheterna med. Och en sjukvård som fungerar som bilprovningen vill inte jag se, utan att jag tycker att bilprovningen är dålig. 🙂

  4. Jag upplever att vi är osäkra på vad kraven innebär och dokumentationen blir ett ok som lever sitt eget liv. Dokumentationen blir omfattande men inte nödvändigtvis användbar.

    Vi borde fokusera kraften på hur vi använder IT-stödet för att förenkla hanteringen av dokumentation och samtidigt säkerställer kvalitet avseende innehåll. Om vi använder det som ett arbetsredskap och ser det som en del av vård och behanling så minskas säkert administrationstiden samtidigt som kvaliteten höjs.

    Socialstyrelsen kommer (har kommit) med ett förslag på urval ur ICF för bl.a. äldreomsorgen som i kombination med t.ex. fast värden i IT-systemet skulle kunna både förenkla hantering och säkra upp kvalitet i dokumentation. Förutsatt att vi tar det till oss och gör det till verksamhetens verktyg.

  5. Den överdokumenterade verksamheten ser jag som att man verkligen vill ha både livrem och hängslen. Det tyder på osäkerhet. Det behöver satsas på förenklade system så att dokumentationen kan bli en tillgång utan att det skall vara tidskrävande för personalen.

  6. Min erfarenhet är att syftet med dokumentationen har flera dimensioner.
    Personalen på golvet dokumenterar för att delge alla inblandade i omsorgskedjan information för att kunna bemöta kunden på ett professionellt sätt och för att möjliggöra vårdinsastser med så hög kvalitet som möjligt. Låt mig visa med ett exempel.
    Personalen som arbetar på dagen besöker i allmänhet flera kunder under sitt arbetspass. Då de dokumenterar sina besök och framförallt insatser, som för övrigt finns som färdiga listor i en mobil app. Detta gör att dokumentationen både går snabbt och enkelt. Det tar i allmänhet inte mer än 20 sekunder per besök att göra en insatsrapportering.

    När uppstår värdet för andra som ger omsorg till samma kund?
    I en värld där information och kommunikation är viktigt, då är det ett stort värde av att kunna följa alla de insatser som görs dygnets alla timmar och årets alla dagar. Ett av de vanligaste argumenten som framförs när något händer är att personalen saknar historik för att kunna ta rätt beslut på vad som gjorts tidigare. Exempelvis kan nattpersonalen läsa i mobilappen vad dagpersonalen har gjort och de eventuella kommentarer de har skrivit. Anhöriga kan också bidra till samtal runt dagens besök, i synnerhet om kunden är dement. Då blir det lättare för den anhörige att samtala om sådant som skett i nuet. Givetvis måste samtycke ges för att detta skall vara aktuellt att automatiskt delge anhöriga.
    Dokumentationen säkerställer också att kunden får de insatser som har avtalats. Får kunden inte den avtalade omfattningen, så möjliggör det att kunna hitta fel, inte för att straffa utan för att det inte skall inträffa igen.

    Det finns också en ekonomisk dimension, det vill säga att med dokumentationens hjälp kan välfärdens resurser användas där de bäst behövs, det ger både rättvisa åt kunden såväl till utföraren utföraren, som försöker tillgodose alla behov och samtidigt vara maximalt flexibel, för att möta alla enskildas behov. En kund som exempelvis drabbats av vinterkräksjuka kan behöva mer stöd under en kortare period än en som inte har de problemen. Jag är helt säker på att en kund som är frisk med glädje avstår tid till förmån för en som behöver hjälp vid nämnda tillstånd
    Prioriteringar av detta slag görs idag av alla fantastiska samordnare runt omkring i Sverige, de gör ett bättre jobb, både enklare och snabbare om de har en god dokumentation att luta sig mot, utan att dokumentationen behöver vara omfattande. Tänk så många samtal de slipper ringa bara genom att kunna läsa om insatserna.

  7. Relevant frågeställning, verkligen. Och samma sak gäller inom barnomsorgen. Dokumentationskraven är så höga att många pedagoger upplever att de inte har tid för barnen …

    Jag har inga svar på dina frågor, Lill. Men jag tror att vi fäster för stor vikt vid alla siffror som rapporteras in till tjänstemän och politiker. Som så ofta så slår systemen och arbetssätten hårt åt det ena hållet för att en tid senare slå åt det helt motsatta hållet.

    Kanske bättre att stäva efter en medelväg …?

  8. Magdalena Jämtheden | 30 november, 2012 kl. 09:15 | Svara

    Efter drygt 20 år som dokumentationsfreak har jag förstått följande:
    Om beslutet är välformulerat och tydligt kan vi som personal skriva en tydlig genomförandeplan och på så sätt följa upp vårt arbete, vilket gör vårt arbete mer attraktivt och inspirerande. Brukaren/kunden får också en större inblick och påverkansmöjlighet i det stödet vi ger. Vårt arbete blir kvalitetssäkrat och för brukaren/kunden spelar det ingen roll vart man bor i Sverige.
    Då dokumentationen är korrekt skriven och det finns tillgång till bra system med planeringsstöd, så krävs inte mycket tid till dokumentation.

  9. Ninnie Gustafsson | 21 december, 2012 kl. 15:24 | Svara

    På mitt arbete SKA det dokumenteras till höger och vänster. Både via datorprogram och för hand så att säga. Det läggs ner mycket tid till detta och ibland är stressfaktorn så hög att man helt enkelt inte hinner med det. Klart är att dokumentationen ska finnas kvar men det får ju vara en resonabel gräns på allt för att man inte sak få det i nacken om något skulle inträffa.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.