Annons

Effektiv hemvård – kan det vara nåt??

Den 4 november var jag och lyssnade på när bland annat äldreomsorgschefen från Vänersborg, Gunnar Erlandsson, presenterade hur de gjort Vänersborgs hemvård 20% effektivare. Spännande!!!

De har använt sig av en IT-lösning som förenklar planering och uppföljning av arbetet.  Med hjälp av en registreringsterminal hos vårdtagaren förenklas arbetsrutiner, registrering och rapportering efter varje hembesök.

Systemet, som heter Smith, kommer från Tunstall, går att använda både inom hemtjänsten men även inom omsorgen för funktionshindrade och hemsjukvården.

Politikerna krävde ökad effektivitet
2005 gav politikerna Vänersborgs kommun äldreomsorgschef Gunnar Erlandsson i uppdrag att öka effektiviteten i hemtjänsten och sänka kostnaderna.
Gunnar Erlandsson ansvarar för en personal på 800 personer och en nettobudget på 350 miljoner kronor. Kostnaderna för hemvården är 45 miljoner kronor, exklusive entreprenadverksamhet i en kommundel med ca 10 Mkr.

– I uppdraget ingick en översyn av hemtjänsten, berättar Gunnar Erlandsson. Ett av de politiska målen var att ge vårdtagarna mer tid.

Stora problem i hemtjänsten
Hemtjänsten drogs med en rad problem. Man hade en situation med många små enheter utspridda på olika platser. Och enhetscheferna satt centralt placerade utan daglig kontakt med sin verksamhet.
    Kostnaderna ökade med 3-4 procent årligen. Det fanns en allmän uppfattning om att verksamheten var ineffektiv. Man visste att administration och rapporter tog för lång tid. Men det saknades system för att mäta det.

Orättvist ersättningssystem
Man hade ett ersättningssystem som baserades på schabloner som allmänt ansågs för låga. Och det var stora orättvisor för den personal som hanterade landsbygden eftersom man inte tog hänsyn till deras längre restider. Det var dessutom låg status att arbeta inom hemtjänsten.

Hemtjänsten blev Hemvården
Ett stort förändringsarbete startade och en rad åtgärder vidtogs.

– Vi började med att byta namn till Hemvården, berättar äldreomsorgschef Gunnar Erlandsson. Det fanns önskemål om det. Det var ett sätt att höja statusen och öka stoltheten hos personalen.

Många små enheter slogs ihop till fem
Den nya hemvården delades in i fem geografiska enheter, inklusive den privata utföraren. Och enhetscheferna placerades tillsammans med sina hemvårdsgrupper i gemensamma lokaler. Syftet var att öka samordningen inom det geografiska området. Man inrättade en rad nya funktioner som gruppledare, kontaktmän och biträdande enhetschefer som administrativ resurs till enhetschefen samt ett dokumentombud i varje hemvårdsgrupp.

Saknade kontroll på verksamheten
Hemvården saknade ett verktyg för att följa upp och planera insatserna inom hemvården och hemsjukvården. Därför kontaktade Gunnar Erlandsson Tunstall och 2005 gjordes ett första test med kvalitetssäkringssystemet Smith i två hemvårdsgrupper. Hemvårdspersonalens besök hos vårdtagarna registrerades och med hjälp av 8 olika koder registrerade man vilka insatser som utfördes. 2006 utökades testet till åtta grupper. 

   Med hjälp av Smith kunde man se att personalen tillbringade så lite som 45-50 procent av arbetstiden hos vårdtagarna. Och bara 55 procent av den möjliga tiden utfördes. Möjlig tid är ett begrepp som man infört i Vänersborg vilket är vårdtagarens beviljade tid minus frånvaro av olika slag, tex växelvård, sjukhusvård och avslutade insatser.

– Vi visste inte att det var så lågt, berättar Marco Niemelä, projektledare  för kvalitetssäkringsarbetet och enhetschef för en av hemvårdsenheterna och ansvarig för 70 medarbetare.

20 procents effektivare hemvård
Den 1 februari 2008 infördes Smith Active (registrering och uppföljning) och Smith Plan (planeringsverktyg) i hela Hemvården i Vänersborgs kommun. Resultatet av alla samlade åtgärder och införande av Smith varr en effektivitetsökning inom hemvården med 20 procent.

– Ambitionen är att vi ska utföra 70 procent av den möjliga tiden hemma hos vårdtagarna. Idag är den  70  procent, vilket är en ökning med 20 procent, konstaterar Gunnar Erlandsson. Målsättningen för medarbetarnas tid är att de ska vara 60 procent hos vårdtagarna. Där snittar vi idag 58,5 procent.

Bättre kontroll på verksamheten
– Med Smith har vi kunnat se hur tiden använts för olika insatser, berättar Marco Niemelä. Vi såg att administration och rapporter tog onödigt lång tid. Och vi såg hur mycket restid som gick åt. Vi har fått bättre kontroll på vad vi gör och väldigt bra kontroll på hur hemvården fungerar, säger Marco Niemelä.
På en minut kan vi se hur läget är. Även politikerna är nöjda med den noggranna rapportering som vi nu kan ge dem varje månad.

    Man kan nu också bättre samordna personalresurserna mellan olika hemvårdsgrupper. Saknas personal i en grupp kan man snabbt kalla in tillgänglig personal från en annan grupp. Gruppledarna upplever att planeringen går smidigare i nuvarande system jämfört med tidigare planering. 

Nytt rättvisare ersättningssystem
Sedan 2008 har också ett nytt produktionsersättningssystem införts, grundat på verklig tid. Ersättningsnivåerna är indelade i tre olika zoner.  Zon 1 är arbete i grupplokal och ger 186 kr/tim, zon 2 med en restid mindre än 10 min till vårdtagaren ger 349 kr/tim och zon 3 med en restid över 10 minuter ger 378 kr/tim.
– Det är ett bra styrmedel och ger personalen incitament att tillbringa mer tid hos vårdtagarna, säger Marco Niemelä. Det är möjligt att vi justerar systemet ytterligare, dvs zonkostnaderna. 

Stort motstånd hos personalen
– Vi hade jätteproblem i början, intygar äldreomsorgschef Gunnar Erlandsson. Personalen ifrågasatte hela projektet. Det var stort motstånd mot att registrera arbetstiden. Med bättre information hade vi fått mindre problem. Vi var inte tydliga nog.

    Idag är situationen den omvända och de anställda har begärt att kunna se sin egen tid och få veta hur effektiva de är.

– Vi var tvungna att be Tunstall ordna så att vi kan ge individuella rapporter till personalen, berättar Gunnar Erlandsson

Hemvården undantas från budgetnedskärningar
Vänersborgs kommun ska under 2010 spara 15 miljoner kronor. Det enda område som undantas från besparingar är hemvården tack vare de effektiviseringar som genomförts.

– Vår budget för hemvården är idag 45 miljoner kronor (exklusive entreprenören) berättar äldreomsorgschef Gunnar Erlandsson. Utan vårt förändringsarbete skulle den ha legat på 55 miljoner. Det här är första året som hemvården håller sin budget.

Mycket nöjda med samarbetet
– Vi har haft ett bra och nära samarbete med Tunstall, säger Gunnar Erlandsson. Vi är mycket nöjda med det. De håller kontinuerlig kontakt och ger oss nya idéer om användandet av IT-lösningar som möjliggör förbättringar inom äldreomsorgen.

Största vinsterna
Smith är en investering som redan har betalat sig för kommunen. Tack vare bättre kontroll och mindre administration har vårdtagarna fått mer utförd tid. Hemvården har inte behövt säga upp personal. Inte heller har man behövt öka antalet personal trots att vårdtagarna blivit fler. 

– Vi kan också redovisa för både vårdtagare och anhöriga när vi varit på besök och vilka insatser som utförts, säger Marco Niemelä. Det är bra ifall vårdtagaren själv inte kommer ihåg. Till exempel vid vård av demenssjuka. Det känns tryggt och skönt.

Nästa steg redan 2010
Under 2010 ska Smith Mobile – mobil aktivitetsregristering –  testas i minst en hemvårdsgrupp med 8-10 handterminaler. Avvikelser dokumenteras direkt i handterminalerna som också har fördefinierade formuleringar om händelser kring vårdtagaren. Det underlättar och höjer kvalitet på den sociala dokumentationen. Testet ska pågå ett år och utvärderas inför en större upphandling som planeras till 2012.
Även digitalt nyckelsystem prövas 2010 – önskemålet är att minska nyckelhanteringen från 6-10 procent av arbetstiden till ca 2 procent.

Gunnar Erlandsson tips till andra kommuner är
• Tydlig information om syfte och mål till medarbetarna
• Skapa en bra organisation
• Bilda grupper – I Vänersborg bildades styrgrupp, arbetsgrupp och användargrupp samt en övergripande projektansvarig utsågs
• Projektet måste få ta sin tid – personalen måste hinna med att anpassa sig till förändringen
• Tålamod  –  Piloter måste ta tid – 1-2 år

För mer info: besök www.tunstall.se eller kontakta dem på  info@tunstall.se

Om skribenten

Linda Marklund
VD och Marknadsansvarig Min Sektor AB
Telefon: 0703-404020 | Twitter: | E-post: linda@minsektor.se

Bli den första att lämna en kommenter på "Effektiv hemvård – kan det vara nåt??"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.