Annons

Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation

Under våren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal. Läs…

Avsnitt 5: Framtidens rekryteringsbehov är snart här (och så här löser vi det). Läs…

Avsnitt 6: Kan vi kapa morgontopparna? Läs…

Avsnitt 7: PBS = Planera, Bemanna, Schemalägga. Läs…

___________________________________________________________

– Nu tycker jag att vi går vidare med vårt arbete, fortsätter Tony. Vi har gjort en del utvikningar när vi pratat, men de har varit helt relevanta och allt vi pratat om kommer igen längre fram. För allt vi pratar om handlar om att vi ska använda våra resurser på bästa sätt för att leverera kvalitet. Vad jag förstår så har du gjort klart inventeringen av vilka it-system ni har i äldreomsorgen. Det är ju ett led i förstudien.

– Det stämmer, svarar Ann och lämnar över ett papper med en förteckning över olika it-system.

– Tack, säger Tony, vad bra. Vi pratade tidigare ganska mycket om vad som ligger till grund för behovet eller er beställning som man också kan kalla det för. Nästa steg är att gå igenom hur ni schemalägger personalen och vilka förutsättningar ni har där. Fast det tar vi lite senare. Vi börjar med hur ni följer upp hur mycket av er tid som faktiskt används hos kunderna. Vad som tillfaller dem, kan man väl säga. Jag ser här på din förteckning att ni använder Lifecare Mobil hemtjänst.

– Det stämmer, säger Ann. Vi registrerar när man kommer till kunden och när man går. Samtidigt registrerar vi vad vi har gjort hos kunden. Vi kan också dokumentera och läsa dokumentation direkt i mobilen. Jag tycker det är en smart lösning.

– Javisst, inflikar Tony. Det finns massor av smarta lösningar. Men följer ni upp registreringarna? Och hur tycker ni att det fungerar?

– Det är varje enhetschef som ska kolla det, svarar Ann. Jag tror det främst används för att se att alla fått sina besök och för att veta säkert när anhöriga ringer och undrar om vi varit hos deras mamma eller pappa. Det där fungerar nog lite olika beroende på vem som är enhetschef.

– Jo, säger Tony, så är det nog ofta. Men jag tycker det är viktigt att ni tar ett samlat grepp. Hur vill du att man ska använda it-stödet och hur vill du att ni ska följa upp? Och hur gör ni om det avviker från de nyckeltal som du har ställt upp? Har ni förresten tänkt på att komplettera med digital nyckelhantering?

– Det har väl funnits funderingar, svarar Ann, men inga beslut har tagits.

– Jag tror, fortsätter Tony, att ni skulle vinna två saker på digital nyckelhantering. Dels det uppenbara, att ni underlättar och säkrar upp er nyckelhantering, men också att man inte kan glömma att registrera. Registreringen blir mycket säkrare för man registreras automatiskt när man kommer och låser upp och man registreras automatiskt när man går och låser dörren. På så vis får ni siffror på er effektivitet på ett mycket säkert sätt, för felkällorna blir helt enkelt färre. Men som du sa, ni registrerar redan idag så vi börjar där. Har du sammanställt era data från varje verksamhet?

– Ja, säger Ann, det har jag gjort.  Men jag har en fråga. Det här med registreringar, är det bara ett sätt att kolla effektiviteten? Har det inget med kvalitet att göra, för så har jag tänkt.

– Du har helt rätt, konstaterar Tony. Allt vi gör syftar till att ge rätt kvalitet. Jag kanske uttrycker mig lite klumpigt men det är för att vi fokuserar på förmågan att utföra uppdraget. Kan vi säkerställa effektiviteten, kan vi också se till att vi gör rätt saker för att leverera ännu bättre omsorg. Jag kan se att några av verksamheterna har ganska låg effektivitet.

– Det stämmer, säger Ann. Men jag tor att en del beror på rena felregistreringar och att man ibland helt enkelt har glömt att registrera.

– Det kan säkert stämma till en viss del, säger Tony, och därför är det viktigt att säkerställa att det blir rätt. Kanske behövs det mer utbildning. Eller om ni nu är på gång med att köpa in de där digitala låsen, för de skulle också underlätta. Men det jag vill komma till är hur vi höjer effektiviteten. Vi kan inte göra det genom att be medarbetarna att jobba snabbare eller förflytta sig snabbare. Vi måste titta på vad det är som tar medarbetarnas tid. Min bestämda uppfattning är att det alltid handlar om strukturella och arbetsorganisatoriska orsaker när effektiviteten är låg. För att ta reda på vad det är som tar medarbetarnas tid, föreslår jag att vi kompletterar era kundregistreringar med en kringtidsmätning. Vi mäter helt enkelt under en tid hur mycket tid ni lägger på olika kringtider.

– Det låter bra, säger Ann. Hur gör vi en sådan mätning?

– Min erfarenhet är, svarar Tony, att det blir bäst om vi gör det enligt en bestämd process. Vi börjar med en uppstart där vi formulerar ett tydligt syfte. Det är viktigt att vi gör det så att vi kan kommunicera det till hela organisationen. Så bestämmer vilka kringtider ni ska mäta. Det kan vara restid, administration, bilvård och andra saker. Vi fortsätter sedan med en utbildning för alla medarbetare. Om hur man går till väga och vad som är syftet med tidmätningen. Varför de ska en sådan mätning helt enkelt. Det är viktigt att varje enhetscheferna är med på utbildningen tillsammans med sina medarbetare. Sedan är det dags att sätta igång att mäta, och det tycker jag att ni ska göra under två veckor. Och när ni är klara med det, avslutar ni med en workshop där vi presenterar resultatet för alla chefer och deras medarbetare och så får alla vara med och diskutera resultatet. De bästa förslagen om hur vi kan göra annorlunda för att minska kringtiden, kommer från medarbetarna. Så brukar det vara. Bara alla får chansen att se och förstå resultaten.

uppstart

– Det låter som ett bra upplägg, säger Ann, men kan du berätta lite mer om den där workshopen?

– Javisst, svarar Tony, jag ska ta ett exempel. Om vi i mätresultatet t ex ser att administration och schemahantering tillsammans tar 15 % av arbetstiden, är det viktigt att få det validerat av medarbetarna. Sedan gäller det att se vad det är som gör att det tar 15 % av tiden, och om det är rimligt att det är så. Och om det inte låter rimligt, vad är då en lämplig nivå? I en grupp där jag var och gjorde ett projekt hade man mycket administration. När man sedan tillsammans började gå igenom vad det berodde på, visade sig att i den här arbetsgruppen där var det 15-16 personer som arbetade på dagen och 7 personer som arbetade på kvällen. Så på eftermiddagen när ett gäng skulle gå hem och ett gäng skulle börja, var man upp till 23 personer på arbetsplatsen. Man hade två datorer, som alla skulle samsas om, och det gjorde att man fick lägga mycket tid på att vänta på att en dator skulle bli ledig, vilket var ett väldigt slöseri med tid naturligtvis. Men det här löste man. Man köpte tre nya datorer och man ändrade sina rutiner så att inte alla behövde använda datorn samtidigt. Räknade man vad de nya datorerna kostade att köpa i jämförelse med den arbetstid man sparade så var det, för att citera en gammal kollega, “en piss i Mississippi”.

Ann skrattar till. – Nu vill jag ha kaffe. Du får berätta mer efter fikat.

Nästa vecka fortsätter Ann och Tony sina samtal och sitt arbete. Missa inte det.

PS. Vill du kontakta Tony Högnelid? Ring honom direkt på telefon 0702-419710 eller skicka ett mejl tony.hognelid@phonirosystems.se. 

Bli den första att lämna en kommenter på "Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.