Annons

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal

Under våren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

___________________________________________________________________

– Jag vill gärna fortsätta där vi slutade förra veckan, säger Tony när Ann och han träffas igen. – Och jag vill göra det med att fråga vilka nyckeltal ni använder idag för att driva verksamheten framåt. Så vill jag gärna ge dig lite räkneexempel utifrån det vi pratade om förra veckan. Räkneexemplen hänger också ihop med nyckeltalen.

Ok, svarar Ann direkt, då ska jag ge dig våra viktigaste nyckeltal. Det allra viktigaste för oss idag är det ekonomiska utfallet som vi följer upp varje månad. Varje chef träffar ekonomen en gång i månaden för att gå igenom resultatet. Är man på minus så får man förklara varför och vad man tänker göra åt det. Men vi följer även upp sjukskrivningar och personalkontinuitet, och i hemtjänsten följer vi upp beviljade timmar.

– När det gäller budgetuppföljningen, undrar Tony. – Har ni fler nyckeltal där? Och tittar ni framåt?

Ann skakar på huvudet och Tony fortsätter. – Här är några räkneexempel, jag har räknat per vecka. I hemtjänsten finns 210 årsarbetare. Alla har en veckoarbetstid på 37 timmar och medellönen ligger på 22000 kronor i månaden. Budgeten är 1,5 miljon och allt ser bra ut. Budgeten matchar personalen. BILD 1

tony1

BILD 1

 

– Och om man i hemtjänsten använder ungefär hälften av sin arbetstid med omsorgstagarna så ser det fortfarande rätt bra ut. BILD 2

tony2

BILD 2

– Men sedan blir det lite krångligare. För vi vet att vi har både sjukfrånvaro och annan frånvaro och om vi har 10 procents frånvaro av vardera sorten så är personalen borta nästan 1500 timmar varje vecka. Och frågan är då hur vi ska komma till rätta med det. Två viktiga saker att titta på är effektiviteten och sjuktalen. Den lagstadgade frånvaron kan vi inte göra något åt. BILD 3

tony3

BILD 3

– Fast om vi höjer effektiviteten, jag menar den tid vi är hos omsorgstagarna till 70 procent, och samtidigt halverar sjukskrivningarna. Då får vi det här resultaten. Då har vi gått från ett underskott av personal till ett överskott och vi kan faktiskt låna ut personal motsvarande 900 timmar per vecka. Allt det här är självfallet teoretiska beräkningar och teori är oftast enklare än verklighet, men det är ändå den här storleksordningen vi pratar om. BILD 4

tony4

BILD 4

– Utifrån allt det här kan vi sätta upp en del viktiga nyckeltal och planera strategiskt, fortsätter Tony. För allt det här påverkar självfallet priset för varje kundtimme. Antalet disponibla timmar stämmer med vad som ska uföras.

Ann funderar och ställer sedan några frågor till Tony. – Hur vet jag vilken effektivitet vi har? Om effektiviteten är låg, hur höjer jag den? Och vilka nyckeltal är det som ska följas upp?

– Effektiviteten mäter vi antigen genom ett system som kontinuerligt mäter tid och insatser eller om man har digitala lås installerade så kan man få informationen därifrån, svarar Tony. Har man inget sådant, får man göra en tidmätning. Jag ska förklara lite senare hur man gör. En tidmätning kan dessutom komplettera de andra sätten. För som svar på din fråga vad man gör om effektiviteten är för låg, så är svaret att man gör en tidmätning där man mäter kringtiden, dvs all tid som inte är ren kundtid. Då ser man vad det är som stjäl personalens tid och då ser man var man ska sätta in åtgärderna. Andra nyckeltal som är viktiga är sådana som handlar om de faktorer som påverkar våra möjligheter att bedriva verksamheten. Det kan handla om

  • anställd tid
  • frånvaro
  • sjukfrånvaro
  • effektivitet
  • behov
  • inställt behov (bomtid)
  • personalbudget, den totala personalkostnaden

– Det viktiga är att på veckobasis använda de här ända ut i verksamheten. Det är inget som ska rapporteras in en gång i kvartalet.  Det ska användas av chefer för den löpande planeringen och även strategiskt när det gäller resursfördelning, vikariebehov och vikarieplanering, avslutar Tony.

 Nästa vecka fortsätter Ann och Tony sina samtal och sitt arbete. Missa inte det.

PS. Vill du kontakta Tony Högnelid? Ring honom direkt på telefon 0702-419710 eller skicka ett mejl tony.hognelid@phonirosystems.se. 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.