Annons

Avsnitt 2: What’s in it for me?

Under våren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Vill du kontakta Tony Högnelid? Ring honom direkt på telefon 0702-419710 eller skicka ett mejl tony.hognelid@phonirosystems.se. Klicka här för att få en förklaring till de begrepp Tony använder…

______________________________________________________________________________

Avsnitt 2 What’s in it for me?

Ann och Tony träffar tillsammans Karin, Vård- och omsorgsnämndens ordförande. – Som jag sa när vi talades vid på telefon förra veckan, säger Tony, måste vi börja med att göra en förstudie. Vi behöver se vilka förutsättningar ni har för att klara nämndens uppdrag. Men, invänder nämndens ordförande, mäktar verksamheten verkligen med ännu ett stort projekt? Ni har ju så mycket annat på gång, säger ordföranden. Ni har precis genomfört ett projekt kring genomförandeplaner och alla har fått utbildning i att skriva in dem i verksamhetssystemet. Vad jag förstår tycker personalen att det varit en jobbigt och stressigt år. Ni har väl haft det ganska tufft med alla besparingar, fortsätter ordföranden och tittar på Ann.

Det viktiga är hur vi ser på det vi nu ska göra, svarar Tony. Är det ytterligare ett projekt som stör det dagliga arbetet eller är det något som ger rätt förutsättningar för verksamheten och som underlättar personalens arbete? Själv tror jag det senare, och om ni också tror det, ska vi då avstå från att göra det? – Du har rätt, säger Ann. Vi måste få in alla projekt och uppdrag i det dagliga arbetet. Inte se dem som jobbiga utan som ett sätt att förbättra verksamheten. För det vill vi alla göra.

Men, säger nämndens ordförande Karin, varför säger så många att det är så jobbigt med nya saker och nya sätt att arbeta? Och förresten, vad kommer det här att kosta? – Jag tror, säger Tony, att det beror på att ingen tar ansvaret för helheten och förklarar nyttan med de olika projekten. Inte ända ut i organisationen. Personalen har full upp med det dagliga och har självfallet sitt fokus där. Någon måste visa på nyttan av det vi ska göra. Människor funderar alltid på ”what’s in it for me”? Personalen måste också vinna något på det här. Jag menar inte högre lön eller så, men att jobbet faktiskt underlättas. Ofta glömmer man det här, att föra ut buskapet i verksamheten. Chefer har suttit på möten och diskuterat och vridit och vänt på fördelar och nackdelar. Och när man väl har bestämt sig för att genomföra något, missar man att prata med personalen. Även de längst ut i organisationen vill ha kött på benen och få en möjlighet att diskutera projektet. När det gäller kostnaden för verksamhetsutveckling, är min fråga till er: Vad kostar det att arbeta rätt respektive fel? Vad är en kostnad? Nämndordförande Karin är tyst och tänker en stund. Sedan vänder hon sig mot Tony. – Ja, du har nog en poäng där. Det klart att vi ska jobba på rätt sätt. Vad behöver vi göra nu?

Tony går igenom upplägget med Ann och Karin. – Det här arbetet har fyra delar. Förstudie, analys och planering, genomförande och uppföljning. Som jag sa till dig på telefon Ann, vi behöver börja med en förstudie är vi går igenom era förutsättningar, vilka resurser har ni till ert förfogande? Vi behöver veta:

  • Hur ser er organisation ut, hur stora är chefernas områden?
  • Hur mycket personal finns i de olika verksamheterna? Hur många årsarbetare och hur många personer?
  • Hur stor är frånvaron i olika kategorier, t ex sjukfrånvaron?
  • Hur mycket vikarier använder ni, både timvikarier och längre vikariat?

Hur effektiva är ni i de olika verksamheterna, det ni planerat och det ni verkligen utför? Det är stor skillnad på det som planeras och det som utförs. Min erfarenhet är att av 100 beslutade timmar brukar det planeras för 80 och utföras 60. Det är ett genomsnitt och det kan självfallet se olika ut, men det brukar vara det vanliga. Vad har ni för budget för de olika verksamheterna? Vad har ni för verktyg och it-stöd för schemaläggning, vikariehantering, uppföljning av besök och annat?

Ordföranden avbryter Tony med en fråga. – Vad menar du med effektivitet? Bra fråga, säger Tony. Med effektivitet menas hur mycket av er tid som går till själva kärnverksamheten, till de äldre helt enkelt och sådan som de har nytta av. I de flesta fall är det den biståndsbedömda tiden vi genomför. SKL har gjort en skrift i ämnet där jag har medverkat. Den heter ”Brukartid ett effektiviseringsverktyg” och den går igenom allt det här.

Tony fortsätter: Det också här vi kan titta på kostnader. Om vi tittar på er kommun så har ni ungefär 250 personer anställda i hemtjänsten. Skillnaden mellan en femtioprocentig (50%) effektivitet och en sextiofemprocentig (65%) effektivitet är, om den genomsnittliga månadslönen är 22000 kr/mån, 1154 timmar mer att lägga på de äldre. Eller omräknat i pengar – 14,3 miljoner varje år. Och om jag ska komplicera räkneexemplet lite, så är det på det viset att om ni får ett ökat behov av hemtjänst, låt säga med 1154 timmar per vecka, då skulle ni behöva anställa ny personal för inte bara 14,3 miljoner utan den summan multiplicerat med 2,5 om ni ligger på en femtioprocentig (50%) effektivitet. Det skulle alltså kosta er en bra bit över 30 miljoner om året om behovet av hemtjänst ökar på det sättet, vilket ni nog får räkna med att det gör. Där har du svaret på om det vi nu ska genomföra kostar något. Sedan är detta naturligtvis också en fråga om kvalitet. Ju mer tid för de äldre, desto större chans att vi skapar kvalitet. Inte minst genom ökad kontinuitet, avslutar Tony.

Nästa vecka fortsätter Ann och Tony sina samtal och sitt arbete. Missa inte det.

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.