Annons

Avsnitt 13: Har politiker rätt kompetens?

Under våren och sommaren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal. Läs…

Avsnitt 5: Framtidens rekryteringsbehov är snart här (och så här löser vi det). Läs…

Avsnitt 6: Kan vi kapa morgontopparna? Läs…

Avsnitt 7: PBS = Planera, Bemanna, Schemalägga. Läs…

Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation. Läs mer…

Avsnitt 9: Kringtidsmätningen. Läs mer…

Avsnitt 10: Positiv miljöpåverkan. Läs mer…

Avsnitt 11: Kommunicera mera. Läs mer…

Avsnitt 12: Början på slutet. Läs mer…

________________________________________________

– Ja, då är det sista gången vi ses på ett litet tag, säger Tony.

– Det stämmer, säger Ann och nickar. Och eftersom det är sista gången innan semestern, får jag väl bjuda på lite kaffe och tårta. Vad sägs om det?

– Gärna, svarar Tony, jag gillar tårta. Vi kan väl prata lite först så fikar vi sedan, är det ok?  Vad jag skulle vilja prata om är en del saker vi inte pratat om tidigare och ett par frågor du tog upp sist vi sågs. Och då landar vi i följande punkter.

  • Första linjens chefer. Deras roll och kompetens.
  • Politiker. Har de den kompetens de behöver?
  • Genomförandefasen
  • Uppföljningsfasen

Genomförandefasen hade bl a det här innehållet:

Utbildning av de olika nivåerna i organisationen. Vi har pratat om innehållet tidigare, men jag vill förtydliga att utbildningen är ett led i informationen och förståelsen för vad som behöver göras. Dessutom är den väldigt viktig för dialog och diskussion, som är ett sätt att förankra målen och fånga upp idéer.

Rutiner och sjösättning av de nya genomgångna rutinerna. En hel del bra förslag kommer säkert från utbildningstillfällena och där emellan, och här behövs extra engagemang från medarbetarna.

Skapa rapporter för uppföljning enligt de nyckeltal vi tagit fram. Naturligtvis också rutiner för hur och när vi följer upp.

Tidmätning. Ytterligare en tidmätning ska planeras in och genomföras. Det behöver vi göra för att se om de åtgärder vi gjort har haft önskad effekt. Men om det ska vara någon mening med en andra tidmätning, ska vi ta det efter 8 – 12 månader.

Schemat är anpassat efter behoven i verksamheten och finjusterat. Vi har helt enkelt rätt schema.

Sista fasen är Uppföljning. Då mäter vi att ni har nått de mål ni satt upp för olika åtgärder. Ibland finns det behov av att justera målen, man hittar inte alltid rätt med allt med en gång.

Jag vill också formellt överlämna ansvaret för processen till er, och om det är ok med dig så gör jag det innan vi äter tårta, avslutar Tony.

– Naturligtvis, svarar Ann. Jag visste ju om det och planeringen ligger fast.

– Ok, fortsätter Tony, då kan vi gå vidare med de frågorna du hade om hur jag ser på de olika rollerna, första linjens chefer och politikernas. Om vi börjar med första linjens chefer, så är de några av de viktigaste personerna i organisationen. “Fel” chef kan förstöra en verksamhet, samtidigt som “rätt” chef kan göra otroligt gott. Jag menar inte att medarbetarna inte är viktiga, för det är de, men skillnaden mellan en bra chef och en dålig chef har väldigt stor betydelse, som enskild person menar jag.

– Du har helt rätt, inflikar Ann. Men vad kännetecknar en bra chef? Och hur får vi bra chefer?

– Egentligen är det ganska lätt men samtidigt så svårt, svarar Tony. Man kan börja med liknelsen du gav mig förra veckan, den om att att veta vart man ska. Du sa något i stil med “Om man ber en grupp på 10 personer att ge sig ut på en resa, men inte säger vart de ska åka eller hur de ska ta sig till den platsen, som ingen vet vilken den här, och inte heller vet någon varför man ska åka dit. Hur slutar då den resan?” Den liknelsen gäller även chefer. Man behöver veta vart man ska, varför man ska dit och hur man ska ta sig dit. Det handlar om Mål, Syfte och Mandat. Så kan man sammanfatta det. Jag skulle dessutom vilja lägga till Kompetens.

– Hur menar du, frågar Ann. Alla våra chefer har läst minst 3 år på högskolan, det borde väl räcka?

– Det kan man tycka, svarar Tony. Men räcker det verkligen? Jag tycker inte det. Och det ska aboslut inte belastas cheferna, utan organisationen. Hur ser dagens krav ut på chefer om du jämför med några år tillbaka? Fokus har ändrats ganska rejält. Eller rättare sagt, man kan nästan säga att det numera finns två fokus. Det första är det som alltid har funnits, det som handlar om vård och omsorg. Hur ger vi det bästa stödet till människor som behöver hjälp? Men det finns även ett annat fokus, som blivit allt mer centralt och där utbildningarna inte har hängt med, och det är det som handlar om ekonomi. Hur mycket ekonomi har cheferna läst på högskolan? En normal hemtjänstgrupp kan ha en budget på 10-15 miljoner av våra skattepengar, som ska användas på bästa sätt. Är man förvaltningschef i en normalstor kommun kan man ha en budget på en halv miljard. Det är väldigt mycket pengar. Nu säger jag inte att chefer rent allmänt inte vet hur de ska förvalta våra skattepengar, många gör ett fantastiskt jobb. Men jag känner ibland att det snarare beror på personliga egenskaper än ett metodiskt arbete från organisationen när det gäller kompetenskrav och utbildning.

– Du har en poäng, säger Ann. Men hur är det med politiker då?

– Det är lite samma där, säger Tony. Jag har den största respekt för den tid och det engagemang som många fritidspolitiker lägger ned för att på något sätt skapa en bättre värld, utifrån värderingar de tror på. Många har ett gigantiskt hjärta och vill göra gott. Men om jag inte fått lära mig de grundläggande ekonomiska begreppen och sambanden, hur ska jag då kunna fatta rätt beslut? En sak som är populär just nu i valtider är att lova helttid till alla. Inget fel med det. Men så kommer nästa löfte som är “inga delade turer”. Ok, sen kommer det tredje, som är inga nya pengar till verksamheten för att klara det här. Om man kan ge de här tre löftena utan att ha räknat på det, är man illa ute. Verksamheten kanske klarar det, men om den inte gör det, vems är felet? Är det chefens fel för att hen inte är tillräckligt kreativ? Beror det alltid på det? Eller kan man faktiskt beräkna hur det kommer att slå? För mig är svaret enkelt. Det går att räkna ut om det håller eller inte.

Ett annat exempel är när man drar ner på veckoarbetstiden. Från början är den korrekta veckoarbetstiden för skiftgående 38,25 timmar per vecka. Det motsvarar den tid, som de som arbetar kontorstid 40 timmar i veckan gör, eftersom de är lediga när röda dagar infaller på vardagar. De som arbetar 40 timmar i veckan kontorstid, arbetar också 38,25 timmar i veckan om man räknar på det över en tioårsperiod. Så har det blivit någon sänkning i samband med avtalsrörelsen och förutom det, drar en del kommuner ner veckoarbetstiden ytterligare. Det kan låta fjuttigt, men om vi tar 30 min som exempel, så är det ju så att om vi sänker veckoarbetstiden med 30 minuter per anställd och vi har 1000 anställda, då motsvarar det 500 timmar i veckan, vilket i sin tur motsvarar 13 heltider. I pengar blir det ungefär 4,7 miljoner på ett år. Sedan kan man i samma kommun dra in jullunchen för att spara pengar. En jullunch för 1000 personer multiplicerat med 150 kr är totalt 150000 kronor. Är det ett vettigt beslut?

– Du har en poäng där, säger Ann. Det är bra att hela organisationen nu ställer upp på den process vi har inlett här oss oss. Och när du nu formellt lämnat över ansvaret för processen på oss, vill jag passa på att tacka för den här tiden. Vi kommer att fortsätta att träffas, men det här är ett avslut för den första delen.

– Tack själv, säger Tony. Det har varit roligt och lärorikt för mig också. Varje organisation ger mig något nytt, som jag sedan kan förmedla till andra organisationer. Så är det. Blir det kaffe och tårta nu?

_______________________________________________________

Det var det sista avsnittet med Tony och Ann. Ni som vill starta en liknande process där ni arbetar, får mer än gärna kontakta Tony Högnelid. Han kan hjälpa er att komma vidare…

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.