Annons

Avsnitt 12: Början på slutet

Under våren och sommaren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal. Läs…

Avsnitt 5: Framtidens rekryteringsbehov är snart här (och så här löser vi det). Läs…

Avsnitt 6: Kan vi kapa morgontopparna? Läs…

Avsnitt 7: PBS = Planera, Bemanna, Schemalägga. Läs…

Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation. Läs mer…

Avsnitt 9: Kringtidsmätningen. Läs mer…

Avsnitt 10: Positiv miljöpåverkan. Läs mer…

Avsnitt 11: Kommunicera mera. Läs mer…

______________________________________________________________

– Nu ska vi börja träffas lite mer sällan, säger Tony. För det stora förarbetet är faktiskt gjort, och nu gäller det bara att ro skutan i land. Eller bara och bara, det är egentligen fel sagt, det är snarare nu det svåra börjar. Nu ska vi följa åtgärdsplanen och hålla tidplanen, samtidigt som allt i vardagen rullar på. Och när vardagen rullar på kan det ibland vara svårt att komma ihåg varför vi ska göra de olika åtgärderna. Därför gäller det att hålla ångan uppe i organisationen. Ett bra sätt att göra det på, är att hålla målet och syftet synligt för alla och redovisa alla delmål, så att alla vet hur långt man har nått. Jag skulle vilja säga att det är din främsta uppgift, Ann.

– Jag förstår det, säger Ann och nickar. Det känns väldigt inspirerande. Men idag skulle jag vilja att vi går igenom det vi har gjort och det som återstår. Så behöver jag veta lite grand om vilka fallgropar som finns.

– Bra idé, säger Tony. Vi går igenom en del idag och tar resten nästa vecka när vi ses. Men ok, om vi tar det från början så var det ju så att vi startade med en förstudie. Syftet med den var att kartlägga förutsättningarna för organisationen och de olika verksamheterna. Några exempel på det är:

BEHOV. Hur ser vårt uppdrag ut, inte bara ur ett kvalitativt synsätt utan även utifrån ett kvantitativt? Det kvantitativa kan handla om antalet insatser och vilken tid som är kopplad till dem. Var hämtar vi dessa data? Är de relevanta?

RESURSER. Hur mycket tid har vi anställd personal? Hur stor del av den anställda tiden är man tillgänglig för kundarbete? Här är bl a sjukskrivningstalen en viktig faktor.

SYSTEM. Vilka olika system har vi som är tänkta att hjälpa och underlätta för organisationen och verksamheterna att utföra sina uppdrag? Hur fungerar det och vilken tid tar det i förhållande till den tid ”sparas” i organisationen?

RUTINER OCH ORGANISATION. En kartläggning av rutiner. Det är viktigt ur ett effektiviseringshänseende, men även en förutsättning för att kunna kvalitetssäkra. Hur vi är organiserade har stor effekt på hur väl vi kan utföra vårt uppdrag på ett säkert sätt, ur både ett medarbetarperspektiv och ett brukarperspektiv.

SCHEMA. Matchar det schema vi har vårt uppdrag? Är det optimalt justerat så att vi inte slösar med våra resurser, eller har för lite resurser för att klara uppdraget. Det behöver analyseras dag för dag, timme för timme.

NYCKETLTAL. Vilka nyckeltal följer man upp idag? Varför? Hur ofta? Vad ger de för effekt?

Vi pratade även mycket om vikten av bra information och delaktighet. Delaktighet får man av engagemang och kunskap. En av de viktigaste personerna i det här är chefen, som måste tala om vart vi ska och hur målen ser ut. Men det räcker inte, chefen måste dessutom kunna förklara varför. Därefter är nästa steg i processen Analys och planering. Precis som det låter, handlar det om att analysera de data vi samlat in under steg 1.

Analys och planering

  • Tid och åtgärdsplan gjordes och en central del här var att göra olika simuleringar. Vad händer om vi höjer effektiviteten med 15%? Vad kostar sjukskrivningarna direkt ute i verksamheterna? Kvalitetsbrister?
  • Delade turer. Vi tittade en del på vad det skulle krävas för att bli av med delade turer. Det är inget hokus pokus, utan vad som krävs är ett par matematiska formler. Det viktiga är att man har planerat sin verksamhet optimalt innan man börjar räkna på det.
  • PBS = Planering, Bemanning, Schemaläggning. Allt ska göras i rätt ordning.
  • Arbetssätt/rutiner. Får vi ut maximalt? Har vi utmanat det sätt vi arbetar på? Gör vi redan allt så effektivt och optimalt som det går?
  • Tidmätning. Vi kompletterade med en tidmätning eftersom vi inte visste hur stor del av vår tid vi ägnade åt brukarna. Det resultatet presenterades för all personal och chefer och självfallet även för ledningen. Resultatet kommer dessutom att bli en viktig del i den utbildningsserie som ska genomföras på alla nivåer i kommunen.
  • Information och förankring. Vi tagit upp det flera gånger, för den här biten är så viktigt. Ska vi komma någon vart måste vi kommunicera och förklara.

– Jag tror vi fått med det mesta nu, säger Tony. Vad säger du Ann?

– Ja, säger Ann och nickar. I stora drag har vi nog det. Men som alltid när man sammanfattar något så ser det så enkelt ut, jag vet ju att vi har ett stort arbete framför oss.

– Jo, nickar Tony. Så är det. Det krävs alltid en stor arbetsinsats när man ska vända en stor skuta. Men när vändningen väl har inletts så blir det lättare och lättare. Och som vi har sagt hela tiden, det här är inget extra som ska ligga utanpå verksamheterna, utan det ska integreras. Det ska vara självklart att det är så här vi arbetar i våra verksamheter. Vad tycker du är det viktigaste vi har pratat om hittills?

– Det är det som handlar om information och förståelse, svarar Ann. Hur viktigt det är och hur vi inte får slarva eller snåla med den delen. Sambanden mellan olika faktorer är också något som jag tycker är viktigt. Om vi har låg effektivitet, betyder det att vi använder våra resurser på ett sätt som minskar våra möjligheter att ge kunderna bra kvalitet. Hög effektivitet ger dessutom en god arbetsmiljö. Jag hörde en gång en liknelse när det gäller mål. Om man ber en grupp på 10 personer att ge sig ut på en resa, men inte säger vart de ska åka, eller hur de ska ta sig till det där stället som de inte vet vilket det är – hur slutar en sådan resa? Jag tycker det är en bra liknelse. Men du Tony, innan du går så har jag en sista fråga. Hur tror du det går med utbildningen för politikerna? Behövs den verkligen? De borde väl ha den kompetens som behövs. Och första linjens chefer, hur ser du på den rollen och deras kompetens? Det blev många frågor på en gång, men det är viktiga frågor.

– Jag håller med, säger Tony. Kan vi ta allt det när vi ses igen nästa vecka?

– Perfekt, det gör vi, svarar Ann.

Missa inte nästa avsnitt. Kommer nästa vecka. 

Bli den första att lämna en kommenter på "Avsnitt 12: Början på slutet"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.