Annons

Avsnitt 10: Positiv miljöpåverkan

Under våren har ni chansen att följa förvaltningschef Ann Persson när hon utvecklar äldreomsorgsverksamheten i den kommun hon arbetar. Till sin hjälp har hon Tony Högnelid från Phoniro Systems. Ann Persson är en fiktiv person och finns inte på riktigt. det gör inte heller kommunen eller verksamheten vi säger att hon arbetar i. Men även om Ann är påhittad, så vet vi att det finns många som hon runt om i landet, och många kommuner som hennes. Så är du intresserad av verksamhetsutveckling och vill veta lite mer vad det innebär, tycker jag du ska lägga några minuter varje vecka på att följa Anns och Tonys arbete med verksamhetsutvecklingen. Tony däremot, han finns. Har har själv arbetat som chef i äldreomsorgen, men har nu helt fokus på att hjälpa kommuner med deras verksamhetsutveckling. Lär gärna av honom, för han är duktig på det här. // Lill

PS. Har du inte läst de tidigare avsnitten? Behöver du lite repetition? Här är länkarna till de tidigare avsnitten:

Här hittar du förklaringar till de begrepp Tony Högnelid använder…

Introduktion: Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Läs…

Avsnitt 1: Hur ska Ann Persson klara sitt uppdrag? Är det ens möjligt? Läs…

Avsnitt 2: What’s in it for me? Läs…

Avsnitt 3: Chefen visar vägen. Läs…

Avsnitt 4: Räkneexempel och nyckeltal. Läs…

Avsnitt 5: Framtidens rekryteringsbehov är snart här (och så här löser vi det). Läs…

Avsnitt 6: Kan vi kapa morgontopparna? Läs…

Avsnitt 7: PBS = Planera, Bemanna, Schemalägga. Läs…

Avsnitt 8: Låg effektivitet handlar alltid om struktur och arbetsorganisation. Läs mer…

Avsnitt 9: Kringtidsmätningen. Läs mer…

__________________________________________________

– Vad tycker du Ann, säger Tony. Ska vi sammanfatta vad vi har gjort hittills och var vi står?

– Det låter som en bra idé, svarar Ann. Börja du, så kan jag komplettera om det behövs.

– Ok, inleder Tony. Vi har gjort en förstudie. I den gjorde vi en inventering av hur det ser ut idag. Både när det gäller vilka förutsättningar som verksamheterna har och vilket stöd de har, t ex när det gäller olika verksamhetssystem. Vi betonade vikten av att hela organisationen är med på banan i det här arbetet och att det är viktigt att chefen tar täten och visar vart vi ska och varför. Alla behöver förstå vad arbetet handlar om och vikten av att kommunicera internt i organisationen kan faktiskt inte nog poängteras.

– Precis, inflikar Ann. Vi ansträngde oss mycket med den interna kommunikationen och det är jag glad för. Det är en nyckel om man ska lyckas med att utveckla verksamheten, det är jag övertygad om.

– Det är min erfarenhet också, säger Tony och fortsätter sammanfatta. – Sedan hade vi fas 2, som handlade om analys och planering. Där gjorde vi en del beräkningar för att se var potentialen finns och hur stor den är. Vi har även kompletterat med data som vi saknade, det var ju därför vi genomförde kringtidsmätningen. Därefter tittade vi på PBS, dvs hur vi planerar, bemannar och till sist schemalägger verksamheterna. Därefter tog vi fram nyckeltal för uppföljning. Det som fattas nu är att vi gör en plan för genomförande av olika åtgärder. Planen ska tidsättas och det ska utses ansvariga för varje åtgärd inom varje verksamhet. En del av åtgärderna ska vi inte bestämma central, effekten blir mycket bättre om det görs ute i varje verksamhet, tillsammans med enhetschef och medarbetare. Det gäller att ta tillvara den kunskap och kreativitet som finns ute i verksamheterna. Men däremot ska vi sätta mål så att alla vet vad vi vill uppnå. Om vi tar tidmätningen som exempel. Ett mål kan vara att ingen restid ska överstiga 15% av den totala arbetstiden. Det finns flera bra skäl till varför restiden ska begränsas så mycket som möjligt:

1. Miljöpåverkan. Ju mindre vi reser i bilarna desto bättre är det för miljön. Alla resor görs inte med bil, men väldigt många. Jag hörde, och jag vet inte om det är sant, men efter taxichaufförerna så är det hemtjänstpersonalen som kör mest bil.

2. Arbetsmiljö. Onödiga resor och dåligt planerade rutter skapar stress. Att sitta mycket i bil påverkar hälsan negativt, bl a får man ont i ryggen.

3. Brukarmiljö. Kan kanske låta lite krystat att kalla det så, men jag menar bara att genom att köra mindre så blir inte bara miljön och arbetsmiljön bättre. På samma gång får vi mer tid över till brukarna och det skapar rimligen en bättre miljö även för dem.

Sätter vi upp ett sådant mål på 15% är det sedan upp till varje arbetslag att se över sina resrutter och sin planering. Här kan man ju använda något av de planeringsprogram som finns. På samma sätt ska vi sedan sätta mål för andra kringtider. Men inte på detaljnivå, utan snarare så här:

  • Kundtid 70%
  • Restid 15%
  • Övrigt 15%

Viktigt att tänka på är att om någon grupp eller verksamhet inte tror att de kan uppnå de här målen, så behöver det analyseras och förklaras. För om ledningen accepterar att de har t ex 20% restid, då är det tiden med brukarna som minskas. Kanske låter det som en paradox. Men om vi anser att det behövs 15% övrig kringtid för att klara t ex administration och planering, så klarar sig inte en grupp med mindre bara för att de inte klarar 15% i restid. Då har vi satt målet för övrig kringtid för högt för alla verksamheter. Om det här är den nivå vi ska ha på målen så är det återigen dags för de olika grupperna att se över sina rutiner och hjälpmedel för att se hur de ska göra för att klara målen. Och här behövs ett klimat som uppmuntrar och belönar kreativa lösningar, vilket ibland är svårt i stora organisationer. Ibland styr vi så hårt att vi tar död på den kreativa kraft som finns hos alla medarbetare. Om det är någon grupp eller någon verksamhet som kommer på någon bra lösning, är det viktigt att sprida den i organisationen så att fler kan ta del av den. Ibland kan det ju också vara så att en bra lösning blir ännu bättre genom att någon annan förädlar den. Men utan grundidén skulle det personen inte ha kommit på den senare lösningen. Därför behöver man ha gemensamma träffar där man presenterar idéer för varandra, en gång i kvartalet eller så. Men nu tycker jag att vi sätter oss och skissar på den stora planen med åtgärder och mål utifrån de data vi hittills har samlat in. Vi ska även göra några fler simuleringar, bl a kring schemaläggningen. Det är så vi kan se var er potiential finns.

Även utbildningssatsningar ska in i åtgärdsplanen. Vi behöver en del utbildning som handlar om det jag har pratat om idag, och för att utbyta erfarenheter. Men även för att skapa förståelse för det ni måste göra och genomföra. Alla i organisationen behöver en sådan utbildning, från medarbetare till ända upp i nämnden. Om vi inte gör så är det lätt att någon med mycket makt, och lite kunskap, sätter käppar i hjulen, som vi satt i rullning. Vi kan väl prata med om utbildningen nästa gång vi ses.

Nästa vecka fortsätter Ann och Tony sina samtal och sitt arbete. Missa inte det.

PS. Vill du kontakta Tony Högnelid? Ring honom direkt på telefon 0702-419710 eller skicka ett mejl tony.hognelid@phonirosystems.se. 

Bli den första att lämna en kommenter på "Avsnitt 10: Positiv miljöpåverkan"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte.